Tra cứu hóa đơn điện tử là một thuật ngữ xuất hiện khi hóa đơn điện tử được đưa vào sử dụng thay thế hóa đơn giấy. Khi mọi thông tin về hóa đơn được số hóa và đưa lên nền tảng internet và khi đó xuất hiện nhu cầu tra cứu. Tra cứu thông tin, tra cứu hóa đơn để tải hóa đơn, để in hóa đơn, để kiểm tra tính hợp lệ… Từ nhu cầu, mục đích tra cứu khác nhau nêu trên, chúng ta có thể chia nội dung này thành các phần như sau:
1. TRA CỨU THÔNG TIN HÓA ĐƠN
Ví dụ tra cứu thông tin hóa đơn để làm báo cáo thuế tháng, quý hoặc tra cứu xem tình trạng hóa đơn xem có hủy, thay thế,… hay không, hoặc chúng ta nhận được 1 File PDF hóa đơn cần tra cứu xem hóa đơn này đã được thuế chấp nhận hay chưa?
Với nhu cầu này có nhiều nguồn để bạn thực hiện nhưng sử dụng trang của tổng cục thuế là đầy đủ và thuận tiện nhất. Với cách tra cứu trên trang hoadondientu.gdt của tổng cục thuế sẽ cho bạn kết quả đầy đủ hóa đơn của doanh nghiệp. Bao gồm các đầu ra và đầu vào, cách thực hiện như sau:
Bước 1: Tuy cập trang quản lý hóa đơn của TCT tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Chọn nút <Đăng nhập> rồi thực hiện đăng nhập với thông tin TCT đã cấp cho công ty bạn cần tra cứu
(Nếu không biết tài khoản lấy ở đâu hay bị quên mật khẩu, hãy liên hệ với chúng tôi qua Zalo (tại đây: https://zalo.me/gamsoft) để được hỗ trợ lấy lại)
Bước 3: Vào mục <Tra cứu> Chọn <Tra cứu hóa đơn>
Bước 4: Trong màn hình tra cứu cho phép chúng ta chọn tra cứu hóa đơn đầu ra hay đầu vào, trong mỗi loại thì lại có thể chọn lọc theo kết quả kiểm tra. Ví như đầu ra thì có các loại kết quả kiểm tra là hóa đơn <Đã cấp mã hóa đơn>, <Cục thuế đã nhận không mã>, <Cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền>, và nhiều tham số lọc khác như khoảng thời gian, MST người bán,…
Bước 5: Cuối cùng nhấp nút <Tìm kiếm>. Từ kế quả này bạn có thể lấy các thông tin mà mình cần thiết cho mục đích tra cứu như đã trình bày ở trên.
2. TRA CỨU ĐỂ TẢI FILE HÓA ĐƠN
Mục đích tiếp theo của việc tra cứu hóa đơn là để tải File hóa đơn về lưu trữ, in ấn kẹp cùng chứng từ hoặc cũng có thể là gửi cho đối tác. File hóa đơn có hai loại là File XML và File PDF.
2.1. Tải File XML
Với File XML thì có nhiều cách tải như tải từ trang quản lý hóa đơn đầu ra của công ty bạn, tải qua Link hoặc File đính kèm trong email mà người bán gửi cho bạn. Hoặc sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn để tải hàng loạt XML như Gam Invoice, Phần Mềm Xử Lý Hóa Đơn Đầu Vào Misa, hay phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào M-Invoice,… Tuy nhiên bạn có thể dùng luôn trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để tại XML hóa đơn miễn phí. Cách thực hiện như sau:
Thao tác tới bước 5 như ở phần 1, khi đó danh sách sẽ xuất hiện hóa đơn tra cứu. Giờ bạn chọn tới hóa đơn cần tải XML rồi nhấn nút <Xuất XML> để tải hóa đơn này về máy tính.
Tuy nhiên với công cụ này mỗi lần sẽ chỉ tải được 1 hóa đơn.
2.2. Tải File PDF gốc có logo
Yêu cầu tải File PDF gốc có logo là khó nhất và chính vì khó nên mọi kế toán cần tự động và đơn giản hóa công đoạn tải File này giúp tiết kiệm thời gian và công sức quản lý hóa đơn đầu vào. Với đầu ra thì dễ rồi, bạn tải trên trang quản lý hóa đơn mà mình đang phát hành. Với đầu vào thì có một nguồn tải duy nhất là Email nhận được từ khách hàng. Tuy nhiên rất nhiều trường hợp không có mail, mail thất lạc, nhận làm lại sổ sách qua nhiều đời kế toán dẫn đến lưu ở nhiều mail khác nhau. Khi gặp trường hợp như vậy thì bạn có thể chọn giải pháp sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để xử lý vấn đề này. Phần mềm quản lý hóa đơn cho phép tải File PDF gốc có logo mà không cần email, không cần mã tra cứu. Hiện nay trên thị trường có hai dạng tính phí cho loại phần mềm này, đó là tính phí theo số lượng hóa đơn của công ty điển hình như Misa, M-Invoice. Loại thứ 2 tính phí cố định theo năm không giới hạn số lượng hóa đơn như Gam Invoice. Với việc sử dụng công cụ dạng này sẽ giúp bạn giảm rất nhiều thời gian quản lý và lưu trữ hóa đơn, nhất là hóa đơn đầu vào.
(Trên đây là Video Phần mềm quản lý hóa đơn GAM INVOICE cho phép tải hóa đơn PDF gốc – giá cố định 699K / năm – Không giới hạn hóa đơn)
3. TRA CỨU ĐỂ KIỂM TRA TÍNH HỢP LỆ CỦA HÓA ĐƠN
Một nhu cầu nữa về tra cứu là bạn muốn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Có một vài nội dung trên một hóa đơn mà bạn cần kiểm tra xem có hợp lệ hay không? Đó là tên và địa chỉ công ty mua, thông tin ngày ký và ngày lập (xem có khác nhau không – và nếu khác thì có đúng quy định không) và có lẽ quan trọng hơn là tình trạng người bán. Xem người bán còn hoạt động không, có phải thuộc diện công ty bỏ trốn hay không? Để sử dụng tính năng này nếu mua phần mềm quản lý hóa đơn như trình bày ở phần trên thì sẽ rất dễ dàng, bởi các phần mềm sẽ cung cấp công cụ cho chúng ta kiểm tra. Tuy nhiên nếu không có phần mềm chuyên dụng bạn cũng có thể sử dụng công cụ miễn phí của TCT, cách làm như sau:
Bước 1: Chuẩn bị, để có thể kiểm tra tính hợp lệ của 1 hóa đơn thì yêu cầu tiên quyết là bạn cần có File XML của hóa đơn đó. Làm sao để có XML thì bạn xem lại phần 2.1.
Bước 2: Truy cập trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 3: Tại tab trên trang này bạn nhấp vào mũi trên bên phải để chọn tới tab <Đọc hóa đơn XML>
Bước 4: Bạn nhấp chọn tab này, rồi bấm nút <Duyệt File>
Bước 5: Hộp thoại xuất hiện bạn chọn tới File XML cần kiểm tra, kết quả sẽ cho ra nội dung hóa đơn tương ứng với XML như hình dưới.
Bước 6: Bây giờ bạn hãy kéo xuống dưới cùng ở màn hình hóa đơn đang hiển thị và nhấp chọn nút <Kiểm tra thông tin hóa đơn>
Bước 7: Hộp thoại nhập mã kiểm tra xuất hiện bạn nhập vào mã kiểm tra rồi nhấn nút <Xác nhận>
Bước 8: Kết quản kiểm tra hóa đơn sẽ xuất hiện như hình dưới đây
Từ kết quả kiểm tra này chúng ta sẽ xem được tình trạng người bán và người mua liên quan tới hóa đơn đang kiểm tra. Tới đây là toàn bộ nội dung liên quan tới việc tra cứu hóa đơn điện tử. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ miễn phí để thao tác các chức năng nêu trên. Nhưng nếu cần phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào để tăng tốc độ xử lý cũng như dễ dàng tải PDF gốc có logo như hóa đơn xăng dầu, đăng kiểm, viễn thông,… Bạn có thể tham khảo phần mềm Gam Invoice tại đây. Hiện Gam Invoice miễn phí 1 tháng dùng thử Full tính năng, phí cố định là 699K / 1 năm không giới hạn số lượng hóa đơn.