Trong nội dung thảo luận này chúng ta sẽ từng bước trả lời hai câu hỏi. Một là hóa đơn đã lưu trên thuế và lưu trên trang hóa đơn của NCC thì có cần tải về máy để lưu nữa hay không? Hay nếu lưu, thì lưu mình File PDF gốc đã đủ hay chưa?
Có phải lưu hóa đơn về máy tính nữa không?
Để trả lời cho câu hỏi đầu tiên, có thể nhiều bạn cho rằng cùng lắm chỉ cần lưu đầu vào. Còn đối với đầu ra, toàn bộ hóa đơn đã được lưu, trên hệ thống hóa đơn của NCC mà bạn thuê dịch vụ, kèm với đó là cam kết 10 năm lưu trữ. Nhưng với kinh nghiệm từng là kế toán, và hiện nay là lập trình viên các phần mềm quản lý. Cũng như, các bạn đã biết tới, sự kiện nhiều NCC hóa đơn, bị loại bỏ khỏi thị trường khi chuyển đổi sang thông tư 78, mà tôi đã từng đề cập ở các phần trước.
Thì lời khuyên cho các bạn, là để an toàn, hợp lệ, và tránh phụ thuộc, thì bạn nên tải và lưu tất cả hóa đơn GTGT, về máy tính của mình. Có rất nhiều cách lưu An toàn, như ghi ra đĩa CD, copy vào ổ cứng di động, usb. Tuy nhiên cách phổ biến hiện nay là, bạn nên dùng các tài khoản lưu trữ đám mây miễn phí. Ưu điểm của phương pháp là, tránh bị bị hỏng thiết bị lưu trữ, không tốn kém chi phí, và có thể truy suất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Tài khoản dạng này có thể kể đến như Dropbox, Google Driver hay Mediafile. Dung lượng lưu trữ miễn phí của Google Driver lên tới 15 Gb. Với dung lượng đó, thì có thể phù hợp, cho doanh nghiệp phát sinh tương đối lớn số lượng hóa đơn!
Lưu mình File PDF gốc đã đủ hay chưa?
Còn với câu hỏi thứ hai là lưu hóa đơn thì lưu mình File Pdf gốc đã đủ hay chưa? Có lẽ phần lớn các bạn cho rằng chỉ cần lưu PDF gốc là đủ và bỏ qua các File XML. Có thể vì File Pdf được thiết kế riêng, có mầu sắc và phần nào giống như tên gọi về hóa đơn đỏ. Nhưng ngay sau đây tôi sẽ, chứng mình cho bạn thấy, việc lưu file XML hóa đơn quan trọng như thế nào!
“Khác với hóa đơn giấy chỉ có 1 bản giấy thể hiện và có giá trị pháp lý. Còn hóa đơn điện tử thì bao gồm 2 dạng file, luôn đi cùng nhau là file PDF và file XML. Trong đó, chỉ có file XML là có giá trị pháp lý (khi chưa bị sửa đổi). Còn file PDF chỉ là bản thể hiện nhưng lại giúp người dùng xem và in ra bản giấy (nếu cần). Người dùng cần lưu cả 2 file này vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD… để đề phòng khi máy tính có sự cố và không bị mất dữ liệu.” Đây là nội dung được trích dẫn, từ bài hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử trên trang it.mobiphone.vn.
Điều này đã mô tả cho chúng ta hiểu rõ, về tính năng và công dụng của 2 dạng File hóa đơn. Thêm vào đó, chắc nhiều bạn cũng đã biết, File Pdf thì bản chất giống như một file ảnh, hoàn toàn có thể bị chỉnh sửa, bởi những phần mềm phổ biến như photoshop hay thậm chí là Paint. Và như vậy, nếu chỉ có mình File Pdf thì không có công cụ nào, để có thể kiểm tra tính xác thực của hóa đơn. Trong khi với File XML bạn có thể dễ dàng kiểm tra hóa đơn, bằng cách truy cập trang hoadondientu của TCT. Nếu bạn chưa biết kiểm tra File XML trên trang hóa đơn điện tử thì có thể xem hướng dẫn trong video tại đây: https://www.youtube.com/watch?v=rUWaom46BtM Như vậy có thể khẳng định, với File hóa đơn XML, chúng ta có thể sử dụng làm căn cứ xác minh thông tin một hóa đơn GTGT. Và việc lưu trữ File dữ liệu này, là không thể thiếu trong quá trình quản lý hóa đơn tại doanh nghiệp của bạn. Đến đây chúng ta đã cùng nhau công nhận: để an toàn, tránh rủi ro và đảm bảo tính pháp lý. Thì mỗi doanh nghiệp, nên lưu song song 2 File hóa đơn, cả đầu ra và đầu vào, tại máy tính của công ty mình. Một hoặc một vài tài khoản Google driver miễn phí, có thể giúp bạn xử lý mọi vấn đề về dung lượng lưu trữ. Nếu bạn chưa biết về Google Driver hoặc những công vụ lưu trữ online miễn phí khác, xin hãy để lại zalo ở phần bình luận, chúng tôi sẽ liên lạc, và hỗ trợ cho bạn về vấn đề này.
Nếu việc quản lý hóa đơn của bạn đang mất quá nhiều thời gian, hãy sử dụng Phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí Gam Invoice. Giúp tiết kiệm được 80% thời gian, với nhiều tính năng nổi bật như tải PDF gốc không cần email. Kết xuất bảng kê chi tiết mặt hàng để nhận vào phần mềm kế toán như Misa, Fast, Bravo,…. Bạn có thể tải phần mềm tại đây: https://www.gaminvoice.net/tai-ve
