Trong bài hướng dẫn này chúng tôi sẽ hướng dẫn các nội dung về hóa đơn EFY như sau:
– Tải PDF gốc, XML hóa đơn của EFY thủ công thông qua trang tải hóa đơn của NCC này
– Tải PDF gốc có logo của EFY mà không cần email hay mã tra cứu
– Tìm hiểu công cụ tải hàng loạt XML hóa đơn, đọc và in bản thể hiện XML hóa đơn
1. Hóa đơn điện tử Efy – ihoadon là gì?
Hóa đơn điện tử Efy là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) được phát hành dưới dạng điện tử khi khách hàng mua hàng của nhà cung cấp có sử dụng hệ thống phát hành hóa đơn của nhà cung cấp EFY với tên gọi là ihoadon.
Hóa đơn được lập theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy.
2. Khi nào cần lấy hóa đơn Efy – ihoadon?
Bạn nên lấy hóa đơn trong các trường hợp:
– Hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp dùng để ghi nhận chi phí
– Kê khai thuế GTGT
– Quyết toán thuế.
– Đối chiếu công nợ.
– Lưu hồ sơ kế toán.
Đối với doanh nghiệp, việc yêu cầu xuất hóa đơn ngay tại thời điểm mua hàng sẽ giúp đảm bảo thông tin được ghi nhận chính xác và hạn chế các phát sinh cần điều chỉnh sau này.
3. Cách tra cứu hóa đơn EFY – ihoadon thủ công
Với trường hợp này yêu cầu bạn cần có mã tra cứu hoặc File xml hóa đơn. Mã tra cứu bạn có thể lấy trong Email, còn File XML bạn có thể tải về từ trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập trang https://ihoadon.vn/kiem-tra/?lang=vn, sau đó điền vào hai thông tin là số hóa đơn và mã tra cứu
Trong trường hợp không có các thông tin trên bạn ô chọn <Từ File>, rồi nhấn chọn tới File XML của hóa đơn (có thể tải File XML từ trang hoadondientu.gtd)
Bước 2: Tích chọn vào ô <Tôi không phải là người máy> rồi bấm nút <Tra cứu>
Bước 3: Màn hình hóa đơn sẽ xuất hiện như hình trên, bạn chỉ cần bấm nút <Tải xuống> có khoanh hình tròn đỏ là có thể tải được PDF gốc về máy
Như vậy với cách này yêu cầu bạn cần có thông tin tra cứu như số hóa đơn, mã tra cứu hoặc File XML. Vậy trong trường hợp không có đủ các thông tin trên thì phải làm sao? hãy thực hiện theo cách dưới đây:
4. Tra cứu tải PDF gốc hóa đơn EFY – ihoadon không cần mã tra cứu, không cần email
Bước 1: Bạn tải về phần mềm quản lý hóa đơn Gam Invoice tại địa chỉ: https://www.gaminvoice.net/tai-ve
Bước 2: Thực hiện cài đặt phần mềm theo hướng dẫn tại đây: https://www.youtube.com/watch?v=MfQEN6beBho&list=PLsxmLh4b8i2fYFjCOkkyH-o_Sa0lYCecT&index=1
Bước 3: Thực hiện tra cứu hóa đơn EFY cần tải PDF gốc có logo
Bước 4: Nhập phải chuột vào hóa đơn rồi chọn <Tải PDF gốc> hoặc nhấn nút <Tải PDF gốc> tương ứng với hóa đơn
Bước 5: Hộp thoại xuất hiện bạn chọn nút <Tra cứu tự động>
Bước 6: Màn hình trình duyệt sẽ được mở bạn chờ trong giây lát để chương trình tự điền các thông số, khi nào thấy xuất hiện như trên màn hình thì hãy bắt đầu thao tác, thường sẽ mất khoảng 10 đến 15s. Lưu ý nếu không thấy xuất hiện như màn hình dưới bạn có thể tắt trình duyệt và thực hiện lại bước 5.
Bước 7: Tới đây bạn chỉ cần tích chọn vào ô kiểm <Tôi không phải là người máy> rồi bấm nút <Tra cứu>, chờ trong giây lát màn hình hóa đơn sẽ xuất hiện như hình sau
Bước 8: Nếu thấy nút <Tải PDF> thì bạn chọn hoặc không thì bạn nhấp nút Open chình giữa màn hình như ảnh trên, hóa đơn sẽ tự động tải về và lưu vào phần mềm Gam Invoice để bạn tái sử dụng các lần sau.
5. Cách tải hàng loạt XML về lưu tại máy
Cũng với trên phần mềm Gam Invoice bạn có thể nhấp nút <Tải tất cả XML> để tải hàng loạt XML đã tra cứu về lưu tại máy tính.
6. Cách đọc bản thể hiện hóa đơn XML (View xem và in ấn)
– Cũng trên phần mềm Gam Invoice bạn nhấp chọn công cụ <Mở File XML> ở menu bên tay trái màn hình chính, sau đó hộp thoại xuất hiện bạn nhấp vào biểu tượng mở File ở chính giữa màn hình.
– Chọn tới File XML hóa đơn điện tử của EFY – ihoadon cần mở
– Kết quả sẽ được như hình dưới đây
Bạn cũng có thể đọc File này bằng cách sử dụng tra cứu trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn theo hướng dẫn tại đây: https://www.gaminvoice.net/mo-xml-hoa-don-dien-tu-moi-nha-cung-cap
Gam Invoice ngoài chức năng đọc File XML thì còn có khả năng tra cứu, xứ lý hóa đơn GTGT của doanh nghiệp. Các tính năng nổi bật như kết xuất hóa đơn điện tử sang PMKT (Misa, Fast, Bravo,…), kiểm tra cảnh báo ngày lập khác ngày ký, quản lý email nhận hóa đơn,… Chi tiết bạn có thể xem thêm tại đây: https://www.gaminvoice.net/tinh-nang