Trong nội dung thảo luận này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách luân chuyển hóa đơn điện tử. Từ người bán đến người mua, thông qua đó sẽ biết được thực trạng quản lý và lưu trữ hóa đơn mà kế toán đang áp dụng. Bên cạnh đó là vai trò của cơ quan, quản lý nhà nước trong quá trình này.
Giả sử nó bắt đầu từ công ty của bạn. Khi một nghiệp vụ bán hàng sảy ra, bạn sẽ phải xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng.
– Một hóa đơn đầu ra, sẽ được tạo lập trên hệ thống hóa đơn điện tử của ncc, mà bạn đã thuê dịch vụ.
– Tiếp theo, khi phát hành hệ thống sẽ yêu cầu bạn ký số cho hóa đơn đó. Ký xong, hóa đơn này sẽ được gửi cho CQT (việc gửi đi có thể diễn ra tự động, hoặc yêu cầu bạn thực hiện thêm, một thao tác gửi đi sau khi ký, tùy vào hệ thống hóa đơn của ncc mà bạn đang sử dụng).
– Khi cơ quan thuế nhận được hóa đơn của doanh nghiệp gửi đến. Hệ thống hóa đơn của TCT sẽ kiểm tra tính hợp lệ và có thể cấp mã cho hóa đơn đó. Sau khi hóa đơn được thuế chấp nhận, hệ thống này sẽ gửi thông điệp về cho NCC hóa đơn điện tử của bạn, xác nhận là hóa đơn đã phát hành thành công.
– Từ đây hóa đơn chính thức có giá trị, và nó sẽ được hệ thống hóa đơn đầu ra của bạn gửi cho khách hàng thông Email mà bạn đã khai báo trước đó.
Mô tả dài dòng là vậy, nhưng thực chất quá trình phát hành hóa đơn, từ công ty bạn đến email khách hàng có thể, chỉ diễn ra trong vài giây.
Đó là hóa đơn đầu ra, còn đối với hóa đơn đầu vào thì sẽ diễn ra như thế nào?
Nó sẽ diễn ra ngược lại, với điểm bắt đầu là NCC hàng hóa, dịch vụ cho công ty bạn, và điểm cuối là email mà bạn đã cung cấp cho đối tác để nhận hóa đơn.
Như vậy có thể nhận thấy rằng, trong quy trình khép kín này, hóa đơn của chúng ta sẽ chắc chắn nằm ở hai nơi. Một là tại NCC hóa đơn điện tử mà bạn đang thuê dịch vụ, hai là tại hệ thống dữ liệu hóa đơn của TCT. Và có thể, một phần hóa đơn đầu vào của công ty, sẽ nằm ở Email mà bạn đã cung cấp cho người bán.
Qua nội dung trên, chúng ta cũng có thể kết luận rằng, một hóa đơn hợp lệ, thì đầu tiên nó phải được, hệ thống của cơ quan thuế chấp thuận. Hay hiểu đơn giản, là nếu tra cứu hóa đơn đó trên trang www.hoadondientu.gdt.gov.vn, mà không thấy dữ liệu, hoặc trạng thái của hóa đơn này, không giống với kết quả tra cứu. Thì khi đó bạn cần phải hỏi lại nhà cung cấp, đã phát hành hóa đơn cho công ty mình.
Và như vậy thì, mọi hoạt động quản lý, thao tác với hóa đơn điện tử đều sẽ được thực hiện trên 3 nguồn chính như đã trình bày ở trên. Các thao tác này đang diễn ra như sau, ví dụ:
– Khi cần làm việc với hóa đơn đầu ra, như là gửi email cho khách hàng, lấy thông tin hóa đơn để hạch toán, hay in ấn, kẹp cùng chứng từ. Thì khi đó, bạn thường truy cập vào trang hóa đơn điện tử của NCC mà bạn đang thuê dịch vụ, để thực hiện.
– Hay khi cần lấy hóa đơn đầu vào, thì bạn nhớ ngay đến Email nhận hóa đơn. Nếu có File đính kèm, thì có thể tải luôn, còn không, bạn có thể lấy các thông tin tại đây để thực hiện tra cứu. Tuy nhiên rất nhiều hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp không có trong mail. Khi đó bạn sẽ phải làm như thế nào? Chắc chắn rồi, phần lớn kế toán chúng ta, khi không tìm được hóa đơn đầu vào từ email, thì sẽ tra cứu trên trang www.hoadondientu.gdt.gov.vn của tổng tục thuế.
Để biết được lưu hóa đơn điện tử như nào là đúng, đủ và hợp lệ bạn có thể xem thêm bài hướng dẫn tại đây.
Ngoài ra để sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào miễn phí bạn có thể tải về tại đây.
