1. Hoàn cảnh ra đời
Như đã từng chia sẻ ở các nội dung trước, mọi hóa đơn điện tử phát hành theo TT78, để có gía trị về mặt pháp lý, thì đầu tiên phải được cơ quan thuế chấp thuận. Và như vậy thì mọi hóa đơn GTGT hợp lệ kể trên, đều nằm trên hệ thống thông tin của TCT.
Hệ thống này cung cấp cho mỗi doanh nghiệp một tài khoản, để có thể truy cập toàn bộ hóa đơn GTGT của mình, tại trang web có địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Và có thể khẳng định rằng, đây cũng chính là một phần mềm quản lý hóa đơn, đặc biệt là hoàn toàn miễn phí.
Nếu có bạn kế toán nào chưa từng vào trang web này, hoặc không tìm thấy thông tin tài khoản, thì có thể để lại số zalo tại phần bình luận. Chúng tôi sẽ liên lạc lại, và hướng dẫn cách tìm tài khoản từ Email, cũng như lấy lại mật khẩu đăng nhập.
Tại phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí của TCT, các bạn hoàn toàn có thể tra cứu toàn bộ, các thông tin về hóa đơn đầu ra, và đầu vào của doanh nghiệp. Cũng như In ấn, tải bản thể hiển XML, hay là kết xuất dữ liệu ra bảng kê hóa đơn đầu ra, đầu vào,.. vân vân. Tuy nhiên hệ thống này cũng có một số hạn chế như sau:
– Mỗi lần chỉ có thể tra cứu, được 1 loại hóa đơn. Tôi ví dụ hóa đơn đầu vào có 3 loại, là cấp mã, không cấp mã và phát hành từ máy tính tiền, thì chúng ta sẽ phải tra cứu tới 3 lần, mới lấy được hết hóa đơn.
– Hay quãng thời gian tra cứu tối đa cho phép sẽ chỉ là 1 tháng.
– Tải và in bản thể hiện XML thì chỉ có thể thực hiện theo từng hóa đơn. Tức là không thể dùng 1 thao tác để tải hàng loạt.
– Hay là không thể kết xuất bảng kê chi tiết mặt hàng,…
– Và đặc biệt là không tải được PDF gốc của hóa đơn.
Chính vì điều này mà phần mềm quản lý hóa đơn, được phát triển bởi các bên thứ 3 ra đời. Rất nhiều thương hiệu, mà chắc bạn đã từng được chào mời qua điện thoại, tin nhắn hay vô tình nhìn thấy qua nội dung quảng cáo trực tuyến.
2. Phân loại phần mềm quản lý hóa đơn
Có một đặc điểm dễ nhận thấy ở các phần mềm này là, dữ liệu thì đều được đồng bộ từ tài khoản của doanh nghiệp, trên trang hóa đơn của TCT. Điều này cũng dễ hiểu, vì như chúng ta đã phân tích rất kỹ ở các phần trước. Thì chỉ có hệ thống thông tin của TCT, mới là nơi lưu trữ đầy đủ nhất, hóa đơn GTGT của mỗi doanh nghiệp.
Và các phần mềm này sau khi, lấy được dữ liệu hóa đơn thì, tập chung vào việc cải tiến các tính năng còn hạn chế trên trang hoadondientu.gdt.gov.vn. Như là tra cứu thời gian dài hơn, in ấn, – tải về hàng loạt hóa đơn. Bên cạnh đó là bổ sung những tính năng mới như tải PDF gốc hay kết xuất bảng kê chi tiết mặt hàng, vân vân.
Phần mềm dạng này thì cũng, được chia thành 2 loại, tương đối khác biệt.
Loại thứ nhất là dữ liệu hóa đơn sau khi đồng bộ, sẽ được lưu online tại máy chủ của công ty phát triển phần mềm. Khách hàng sử dụng phần mềm, sẽ truy cập vào hệ thống này để lấy ra dữ liệu. Đặc điểm của phần mềm loại này, là được tính phí theo số lượng hóa đơn lưu trữ. Hóa đơn của bạn càng nhiều thì phí sử dụng càng cao. Đơn giá giao động từ vài trăm đồng, cho tới vài nghìn đồng / 1 hóa đơn. Và tất nhiên, đi theo đó là cam kết lưu trữ 5 năm hoặc 10 năm.
Loại thứ 2, là dạng phần mềm không lưu trữ dữ liệu, trên bất kỳ thiết bị vật lý nào. Tại thời điểm khách hàng tra cứu, hóa đơn sẽ được đồng bộ về từ tài khoản của doanh nghiệp, tại trang web của TCT. Từ danh sách hóa đơn này, người dùng có thể thực hiện mọi tình năng với hóa đơn. Như tải, in hàng loạt, tra cứu PDF gốc, kết xuất hóa đơn sang PMKT, vân vân. Và với việc không tốn chi phí lưu trữ, nên dạng phần mềm này giá rẻ hơn loại đầu tiên rất nhiều. Thường được tính cố định với giá vài trăm nghìn / 1 năm, và không giới hạn, số lượng hóa đơn tra cứu. Một số sản phẩm dạng này còn thiết kế cả gói miễn phí trọn đời, có thể áp dụng tốt cho các doanh nghiệp nhỏ ít hóa đơn. Bạn có thể tham khảo một số sản phẩm dạng này, tại nội dung phía dưới của video.
Vậy thì đến đây chắc có nhiều bạn cũng sẽ thắc mắc, liệu có cần lưu trữ hóa đơn qua đơn vị trung gian nữa hay không? Và nếu lưu thì có lợi ích gì?
Ở các phần trước, chúng ta đã đi đến được thống nhất, dù đầu ra hay đầu vào, thì đều cần phải được tải về, và lưu song song 2 File hóa đơn tại máy tính của doanh nghiệp. Như vậy thì việc Phần mềm Quản lý hóa đơn lữu trữ thêm một lần nữa online qua đơn vị trung gian là không thực sự cần thiết. Vì lưu hay không lưu thì kế toán vẫn sẽ tải hóa đơn về máy tính. Việc lưu trữ trên máy chủ online của bên thứ 3, sẽ chỉ thực sự cần thiết với những công ty phát sinh số lượng hóa đơn lớn. Có nhu cầu khai thác dữ liệu hóa đơn đồng thời, từ nhiều bộ phận phòng ban (như kế toán, kinh doanh, dự án,..). Khi đó việc tải về và lưu trữ File PDF, XML trên hệ thống online trung gian, sẽ có tính kế thừa, giúp rút ngắn thời gian truy suất, qua đó nâng cao hiệu suất sử dụng. Vì vậy, tùy thuộc nhu cầu cụ thể, bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong hai loại sản phẩm nêu trên, sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình, từ đó có thể tiết giảm những chi phí không cần thiết.
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản lý hóa đơn có thể truy cập và tham khảo tại đây
