Tra cứu hóa đơn điện tử là thao tác quen thuộc khi doanh nghiệp chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn số. Khi mọi thông tin được số hóa và lưu trữ online, nhu cầu tra cứu ngày càng trở nên quan trọng – từ việc xem thông tin, kiểm tra tính hợp lệ, đến tải về hóa đơn để in hoặc lưu trữ.
Tùy theo mục đích, việc tra cứu có thể chia thành 3 nhóm chính:
1. TRA CỨU LẤY THÔNG TIN HÓA ĐƠN
Bạn có thể tra cứu để:
- Lập báo cáo thuế tháng/quý
- Kiểm tra tình trạng hóa đơn (đã huỷ, thay thế,…)
- Xác thực tính hợp lệ của file PDF nhận được từ nhà cung cấp
✅ Cách thực hiện:
Trang tra cứu chuẩn xác và đầy đủ nhất là website của Tổng Cục Thuế:
🔗 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Các bước tra cứu:
Bước 1: Truy cập trang web trên
Bước 2: Nhấn <Đăng nhập> → dùng tài khoản được cấp cho công ty
👉 Nếu bạn không biết tài khoản hoặc quên mật khẩu, hãy liên hệ Zalo: https://zalo.me/gamsoft để được hỗ trợ.
Bước 3: Vào menu <Tra cứu> → <Tra cứu hóa đơn>
Bước 4: Chọn tra cứu hóa đơn đầu ra hoặc đầu vào, chọn thêm các bộ lọc như:
- Kết quả kiểm tra: “Đã cấp mã”, “Cục thuế đã nhận”, v.v.
- Khoảng thời gian
- Mã số thuế người bán
Bước 5: Nhấn <Tìm kiếm> → Kết quả hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết.
2. TRA CỨU ĐỂ TẢI FILE HÓA ĐƠN
Việc tải hóa đơn giúp bạn lưu trữ, in ấn, hoặc gửi lại cho đối tác. Có hai định dạng cần quan tâm:
2.1. Tải File XML (dữ liệu gốc)
Bạn có thể tải file XML qua:
- Website quản lý hóa đơn đầu ra của công ty
- Link/email từ người bán
- Phần mềm như: Gam Invoice, MISA, M-Invoice
Hoặc tải miễn phí từ trang TCT như sau:
👉 Thực hiện các bước 1–5 như phần trên → Chọn hóa đơn → Nhấn <Xuất XML>
⚠️ Lưu ý: Mỗi lần chỉ tải được một hóa đơn.
2.2. Tải File PDF Gốc Có Logo
Đây là loại file kế toán thường cần để in, lưu trữ chính thức hoặc kiểm tra đầu vào. Tuy nhiên, việc tải PDF gốc khá phức tạp do:
- Không nhận được email
- Mail thất lạc qua nhiều đời kế toán
- Không có mã tra cứu
👉 Giải pháp tối ưu: Dùng phần mềm quản lý hóa đơn như Gam Invoice – hỗ trợ:
- Tải PDF gốc không cần email, không cần mã tra cứu
- Tự động lưu trữ
- Dễ quản lý hóa đơn đầu vào
Hiện nay có 2 loại phí phần mềm:
| Phân loại | Sản phẩm phần mềm tương ứng |
|---|---|
| Tính theo số lượng hóa đơn | MISA, M-Invoice |
| Phí cố định theo năm (không giới hạn hóa đơn) | Gam Invoice – chỉ 699K/năm |
🎁 Gam Invoice miễn phí 1 tháng dùng thử full tính năng – trên đây là Video demo tải PDF trên Gam Invoice
3. TRA CỨU ĐỂ KIỂM TRA TÍNH HỢP LỆ CỦA HÓA ĐƠN
Bạn muốn biết hóa đơn có hợp lệ không? Hãy kiểm tra:
- Tên & địa chỉ công ty mua
- Ngày ký & ngày lập
- Trạng thái hoạt động của bên bán (còn hoạt động, bỏ trốn,…)
✅ Cách thực hiện (không cần phần mềm):
Bước 1: Chuẩn bị file XML của hóa đơn
(Xem lại phần 2.1 nếu chưa có file này)
Bước 2: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 3: Chọn tab <Đọc hóa đơn XML> (góc trên cùng)
Bước 4: Nhấn <Duyệt file>, chọn file XML
Bước 5: Xem nội dung hóa đơn hiện ra
Bước 6: Kéo xuống → Nhấn <Kiểm tra thông tin hóa đơn>
Bước 7: Nhập mã kiểm tra → Nhấn <Xác nhận>
📋 Kết quả hiển thị: Tình trạng người bán/mua, hợp lệ/không hợp lệ
🔚 Tổng Kết
Bạn hoàn toàn có thể tra cứu, kiểm tra và tải hóa đơn điện tử một cách thủ công bằng công cụ miễn phí từ Tổng Cục Thuế. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên xử lý nhiều hóa đơn đầu vào, cần PDF gốc có logo hoặc cần kiểm tra nhanh – hãy cân nhắc dùng phần mềm như Gam Invoice để tối ưu thời gian và công sức.
📌 Dùng thử miễn phí 1 tháng – chỉ 699K/năm – không giới hạn hóa đơn
🔗 https://zalo.me/gamsoft – Liên hệ ngay để được tư vấn
