1. Có những loại File hóa đơn điện tử nào cần tải
Hiện nay có 2 dạng hóa đơn điện tử mà kế toán cần tải về để thao tác, đó là File PDF và File XML.
– File PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử được thiết kế theo mẫu của doanh nghiệp, và được đăng ký mẫu với cơ quan thuế trước khi phát hành.
– File XML là File dữ liệu có cấu trúc chứa dữ liệu của 1 hóa đơn. Nội dung XML thường chứa các thông tin cơ bản về hóa đơn như số hóa đơn, ngày hóa đơn, mẫu số. Hay các thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ và thông tin về CKS của các bên liên quan,…
2. Tại sao cần tải hóa đơn điện tử?
Dưới đây là một số lý do mà bạn thường xuyên phải tải File hóa đơn điện tử:
– Tải PDF, XML để lưu trữ
– Tải PDF, XML xuống để in, lấy thông tin hạch toán
– Tải xuống để gửi cho các đối tác
– Tải XML hóa đơn về để nhận vào phần mềm kế toán
3. Có những cách nào tải hóa đơn điện tử (XML, PDF)
Cách 1: Tải từ Email mà NCC gửi cho bạn
Với cách này bạn cần có Email NCC phát hành hành hóa đơn gửi cho bạn. Và đây là nguồn để bạn tải các File hóa đơn điện tử (cả XML và PDF) đầu vào của doanh nghiệp. Tuy nhiên với cách này thường sẽ có một số hạn chế sau:
– Có thể nhà cung cấp không gửi Email, dẫn đến sót hóa đơn.
– Chỉ tải được hóa đơn đầu vào
– Với doanh nghiệp nhiều hóa đơn sẽ rất mất thời gian để tải, đối chiếu, kiểm tra.
Cách 2: Tải từ trang của NCC hóa đơn điện tử mà bạn phát hành
Với cách này bạn sẽ phải vào trực tiếp trang quản lý hóa đơn đầu ra của công ty. Đây thường là các trang Web của nhà cung cấp hóa đơn như Viettel, Bkav, Fpt,… Tùy thuộc vào đơn vị mà công ty bạn mua dịch vụ. Và tại đây chúng ta tải được cả File XML và PDF nhưng chỉ của những hóa đơn đầu ra mà doanh nghiệp đã phát hành.
Cách 3: Tải từ trang của tổng cục thuế
Đây là trang Web của TCT, mỗi doanh nghiệp khi chuyển đổi hóa đơn lên TT78 sẽ được cơ quan thuế cấp một tài khoản để truy cập dữ liệu tại đây. Khi truy cập với TK của công ty trên trang https://www.hoadondientu.gdt.gov.vn chúng ta sẽ tra cứu được toàn bộ hóa đơn của doanh nghiệp. Bao gồm cả hóa đơn đầu ra và đầu vào. Tuy nhiên tại đây chỉ có thể tải được các File XML mà không thể tải được các File PDF gốc của hóa đơn.
Cách 4: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào
Như vậy với 3 cách trên chúng ta vẫn thấy có những hạn chế. Như Ncc không gửi mail thì vẫn không thể tải được PDF gốc đầu vào. Việc tải từ Emal cũng rất mất thời gian và khó kiểm soát số lượng hóa đơn. Trang của TCT thì đầy đủ hóa đơn nhưng lại không thể tải được PDF gốc.
Để khắc phục điều này, hiện này trên thì trường có rất nhiều phần mềm quản lý hóa đơn, giúp hỗ trợ các thao tác trong công tác quản lý hóa đơn. Như tải nhanh, tải hàng loạt, in hàng loạt hóa đơn,… Tuy nhiên không nhiều phần mềm dạng này có thể tải PDF gốc hóa đơn đầu ra, đầu vào mà không cần nhận Email.
Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn một phần mềm có thể xử lý được công việc khó khăn này, đó là phần mềm quản lý hóa đơn Gam Invoice.
Bước 1: Bạn cần tải về và cài đặt phần mềm theo hướng dẫn tại đây.
Bước 2: Sau khi cài xong bạn cần tạo tài khoản và thiết lập công ty cần sử dụng theo hướng dẫn tại đây.
Bước 3: Đăng nhập và tra cứu hóa đơn cần tải PDF gốc theo hướng dẫn tại đây.
Bước 4: Sau khi đã xuất hiện các hóa đơn cần tra cứu, chúng ta có thể tải PDF gốc như sau:
Bạn nhấp phải chuột vào hóa đơn cần thao tác rồi chọn <Tải PDF gốc>
Bước 4: Một hộp thoại chứa thông tin tra cứu xuất hiện, tùy từng nhà cung cấp mà màn hình này hiển thị nội dung khác nhau. Nhưng chắc chắn sẽ chứa Link tra cứu và các thông tin tra cứu như mã tra cứu.
Bạn nhấp chuột vào link này, máy tính sẽ tự động mở trình duyệt web (chrome, cốc cốc,…)
Bước 5: Trường hợp này là hóa đơn xăng dầu Petrolimex, trang web tra cứu sẽ xuất hiện như dưới đây:
Bạn nhập vào mã tra cứu copy từ trên phần mềm Gam Invoice. Sau đó nhập mã xác thực rồi bấm <Tìm kiếm>
Bước 6: Kết quả sẽ được hóa đơn xăng dầu hiển thị như hình dưới đây:
Giờ bạn có thể tải PDF này về để lưu trữ hoặc in ấn.
