File XML hóa đơn điện tử là gì?
File XML hóa đơn điện tử là File dữ liệu hóa đơn được trình bày dưới dạng cấu trúc XML. Vì có cấu trúc nên các ngôn ngữ lập trình dễ dàng đọc được nội dung của nó. Từ đó có thể tổng hợp thống kê dữ liệu từ hóa đơn, điều trước đây không thể làm với hóa đơn giấy.
Nhờ có File XML hóa đơn điện tử CQT có thể chủ động tổng hợp dữ liệu về doanh số của doanh nghiệp theo thời gian thực. Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng tái sử dụng hóa đơn một cách tự động như tạo bảng kê thuế đầu ra đầu vào, hay Import hóa đơn vào PMKT mà không cần nhập thủ công,…
Tại sao cần tải File XML hóa đơn điện tử?
Như mô tả ở trên thì XML hóa đơn là File dữ liệu quan trọng của hóa đơn điện tử, nó có giá trị pháp lý nếu chưa bị sửa đổi. Và theo quy định thì doanh nghiệp:
– Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để HĐĐT có dạng XML.
– Có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng PDF nhưng bản thể hiện này không có giá trị pháp lý.
Với yêu cầu như vậy thì việc tải để lưu File XML hóa đơn điện tử là một nhu cầu rất thiết yếu.
Có những cách nào để tải File XML hóa đơn điện tử
Có rất nhiều cách tải File XML hóa đơn điện tử:
Cách 1: Tải theo Link tra cứu trên Email hoặc File thể hiện hóa đơn PDF. Link này tùy thuộc mỗi nhà cung cấp hóa đơn điện tử, cách thức tra cứu để tải File cũng khác nhau. Có thể dùng mã số bí mật theo hóa đơn, cũng có thể đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp,… Điểm hạn chế ở cách này là vì hóa đơn đầu vào của một doanh nghiệp sẽ phành hành bởi rất nhiều nhà cung cấp, nên thường sẽ phải tải từng hóa đơn, rất tốn thời gian, công sức.
Cách 2: Tải trên trang dữ liệu của TCT https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Với cách này chúng ta có thể tải toàn bộ File XML hóa đơn điện tử đầu ra và đầu vào tại một nơi. Tuy nhiên việc tải trên trang thông tin này cũng có hạn chế là một lần chỉ tải một hóa đơn, hệ thống cũng thường xuyên quá tải.
Cách 3: Sử dụng phần mềm hỗ trợ, đây là dạng phần mềm mới, có chức năng xử lý (tải, in, kiểm tra) hóa đơn điện tử thay kế toán. Có thể kể đến một số cái tên nội bật như Phần mềm xử lý hóa đơn Gam Invoice, Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào uBot, Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Misa,… Ưu điểm khi sử dụng các phần mềm này là mọi công việc xử lý (nhận mail, in ấn, tải hàng loạt, kiểm tra hợp lệ,..) hóa đơn sẽ được tự động hóa. Giúp giảm tới 80% thời gian cho kế toán liên quan đến công việc này.
Cách tải hàng loạt File XML hóa đơn điện tử
Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn cách tải hàng loạt hóa đơn điện tử, trên phần mềm xử lý hóa đơn Gam Invoice. Một phần mềm rất phổi biến và miễn phí và có nhiều ưu điểm (Tải hàng loạt, tự giải nén, đổi tên file thân thiện,…)
Bước 1: Tải phần mềm tại đây: http://www.gaminvoice.net/tai-ve
Bước 2: Cài đặt phần mềm theo hướng dẫn tại đây: http://www.gaminvoice.net/category/huong-dan-su-dung
Bước 3: Thực hiện tra cứu hóa đơn từ TCT theo hướng dẫn tại đây: http://www.gaminvoice.net/tra-cuu-hoa-don-dien-tu-tu-tct
Bước 4: Sau khi tra cứu được danh sách hóa đơn như hình dưới đây:
Bạn nhấn chọn nút <Tải tất cả>, hộp thoại xuất hiện bạn chọn thư mục cần lưu trữ hóa đơn.
Tiếp tục nhấp nút OK để thực hiện tải hàng loạt XML hóa đơn về máy tính
Tùy số lượng hóa đơn và hệ thống từ TCT mà việc tải hóa đơn diễn ra nhanh hay chậm. Sau khi tải xong chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo thành công như hình dưới đây, bạn nhấp Yes để mở thư mục chứa XML mà mình vừa tải.
